In deze post vertel ik graag meer over de co-creatie en zelfselectie die wij bij KPN iTV op 31 mei 2017 hebben gehouden. De film die hiervan gemaakt is wordt regelmatig vertoond tijdens Agile trainingen en congressen. In deze post deel ik graag het hele verhaal hierachter.
Hoe het begon
Het begon in februari 2017 met de zelfselectie-experiment van 3 chapters van de 23 Scrum Masters binnen iTV. In drie rondes kozen de Scrum Masters hun eigen chaptergroepje van 6-8 personen, waarmee ze tweewekelijks samenkomen om kennis en kunde over het eigen vakmanschap uit te wisselen.
Deze zelfselectie middag verliep zo energiek en kreeg zoveel positieve respons dat we bedachten dat we de andere chapters, van in totaal 175 personen, ook met zelfselectie wilden doen.
En toen
Ik bracht dit idee van zelfselectie voor 175 personen in bij de collega leiderschapsteamleden. Ze waren niet onwelwillend, maar hadden toch nog wel wat vragen.
- Hoe werkt dit dan?
- Hoe werkt dat dan voor 175 man???!!!
- Wat doen we dan met de indeling die we voor ogen hadden dan?
De voorbereiding, de co-creatie
Wij waren het er snel over eens, dat we alle medewerkers moesten betrekken bij de voorbereidingen. Met 175 stel hersenen kom je tot een veel beter plan, dan met 6 stel hersenen van een leiderschapsteam en nog 6 stel hersenen van de agile coaches. (Stiekem een tip dit 😉)
Wij besloten om met input van alle medewerkers de chapter opzet te creëren. We hingen twee muren vol met 10 A0 flappen met de strategie van iTV, informatie over wat het doel is van een chapter family en een chapter, en met wat eerste kaders over hoe een chapter eruit kan komen te zien.
Toen hebben de we Scrum Masters gevraagd om met hun teams langs de A0 flappen te gaan en feedback/aanvullingen te geven op wat daar hing. We zorgden ervoor dat er ook minimaal 1 Agile Coach of Leiderschapsteamlid hierbij aanwezig was voor de directe feedback. Dit had twee voordelen:
1) Als eerste werd de opzet beter van de chapters
2) De mensen wisten wat die hele geblokte dag op 31 mei in hun agenda betekende.
Doordat de co-creatie qua opzet goed ingericht was, zorgde de transparantie dat we veel goede input kregen. Echter, lang niet alle 175 personen hebben ook daadwerkelijk feedback gegeven en waren dan ook niet allemaal betrokken.
De dag komt dichterbij
Binnen een maand hebben we behoorlijk veel input verzameld, eerste ideeën over het programma uitgewisseld en aanpassingen gedaan op basis van de feedback. Maar er waren toch nog wel wat noten te kraken. Op maandagmiddag 29 mei zijn wij met het leiderschapsteam en de agile coaches naar de locatie gegaan (bij Xebia in Hilversum) waar de zelfselectiedag die woensdag plaats zou vinden. Uiteraard om de zaal te bekijken, maar vooral om te komen tot de definitieve opzet van de chapter families en chapters. Dat was nog niet zo makkelijk. Na goede discussies, wat nou als dit, wat nou als dat, etc. ……, reden we pas rond 21:00 naar huis. Belangrijkste uitkomst was dat wij als leiderschapsteam eigenaar waren van dit proces en dat wij de kaders moesten stellen op de zelfselectiedag.
Samen met de coaches, Jordann Gross, Menno van Eekelen, Erik van de Velde, Bianca Staargaard en Ziryan Salayi hebben we de volgende dag de voorbereidingen voor de woensdag verder afgerond. Eerlijk is eerlijk, Jordann Gross was onze mastermind, hij zag het helemaal voor zich en kreeg gelijk!
De dag zelf
Dit was voor mij één van de mooiste dagen van de hele transformatie.
Het filmpje geeft wat er die dag gebeurd is mooi weer. Toch zijn er ook wel wat learnings die ik hieronder graag deel.
Mijn learnings:
- Co-creatie (mensen laten meedenken over het ontwerp) is heel belangrijk. Zorgt voor een beter plan en meer commitment.
- Co-creatie moet je wel organiseren, faciliteren en zelf beetje ‘afdwingen’. Ga als leiderschapsteam lid actief langs de teams en neem ze mee naar de info muren. Zorg dat er tijd voor is in een sprint, vraag de PO’s en Scrum Masters om hulp en laat iedereen zoveel mogelijk input leveren.
- Zelfselectie is één van de grote motoren achter gemotiveerde teams. Bedenk een paar kaders en laat het dan los. Mensen zijn heel intelligent en kiezen datgene waar zij het meeste waarde kunnen toevoegen.
- Benoem dat de teams/chapters die eruit komen een experiment zijn. Na 3 maanden gaan we evalueren. De indeling is niet in beton gegoten. Als de indeling niet werkt, passen we het met elkaar aan.
- Als er al issues spelen in een (sub) groep, bespreek die van tevoren en los ze op. Mensen die denken niet met elkaar te kunnen samenwerken, zet ze bij elkaar en ‘mediate’ dit. Laat ze de ander eerst begrijpen en dan de kans krijgen om zelf begrepen te worden. Op zo’n zelfselectie dag komt dat toch naar boven, geeft gedonder, moeizame processen, mindere uitkomsten, haal dit van tevoren weg.
- Van de 23 Scrum Masters kozen er 17 voor het chapter met Agile/Scrum Mastery. Ik was als lead van deze groep Scrum Masters en even 5 minuten in paniek, totdat ik van Jordann Gross het inzicht kreeg dat dit een zegen was. Zes personen gaven met hun voeten aan dat hun hart/interesse op dat moment ergens anders lag, dat scheelde mij als manager/lead minimaal drie moeilijke gesprekken komend half jaar. De weken erna heb ik met deze personen individueel gesproken en mooie oplossingen gevonden. (Sommigen werden weer engineer, anderen sloten zich na paar maanden toch weer aan bij Agile/Scrum Mastery chapter.)
- Voor een volgende chapter zelfselectie dag zou ik een kader toevoegen; ‘it is work, not a hobby’. Je kunt het chapter kiezen dat je zelf wil, op voorwaarde dat je er wel wat mee gaat doen in je dagelijkse werk met je team.
- Faciliteer een vast moment voor de investering in vakmanschap. Het is geen optioneel activiteit, maar een verplichting om in jezelf te investeren.
- Zorg dat je als LT betrokken blijft bij de chapters en help ze om hun vakmanschap te vergroten. Dit deden wij in een twee-wekelijks gesprek met Chapter coaches per familie.
- Laatste learning en zeker niet de minste; geniet ervan! Het is heel gaaf om te zien, hoeveel energie er loskomt als mensen zelf mogen kiezen waar en bij wie ze willen horen. 😊
Vervolg
Wij hebben de Chapter coaches, de aanvoerder per chapter groepje van 6-8 personen, de dagen en weken erna op weg geholpen met een Quick-off en een Kick-off. Wat houdt je rol in en vooral, wat kun je van elkaar als Chapter Coach leren. Daarvoor hebben wij bijvoorbeeld een kort tweewekelijks overlegje per chapter family voor de chapter coaches georganiseerd. Hier kwamen de 3-5 chapter coaches van een Chapter family samen, ondersteund door een leiderschapsteamlid.
Daarnaast hebben we van tevoren vastgesteld dat er een standaardtijd is voor chapters. Iedere donderdagmiddag van de even weken tussen 13:00 en 15:00, is er geen werk gepland voor je squad (je team), maar ga je naar je chapter. Inmiddels is dat verder geprofessionaliseerd met ‘learning labs’ op ditzelfde tijdstip, waarin mensen zich verder ontwikkelen.
Dit heeft de skills binnen de tribe sterk laten toenemen en is volgens mij één van de geheimen van een sterke en productieve tribe. Het gaat over groeien en ontwikkelen en dit toepassen in je dagelijkse werk.
Waarom dit artikel
Sharing is caring! Ik ben ook geïnspireerd door twee van mijn goede Agile vrienden, Jordann Gross en Ziryan Salayi die zijn begonnen met het schrijven van een 'self-organisation cookbook'. Geïnspireerd door hun enthousiasme, heb ik dit artikel geschreven over mijn ervaringen, beelden van een bijzondere co-creatie periode en zelfselectie dag bij KPN iTV. Uiteraard hebben we co-creatie en zelforganisatie daarna nog veel vaker gedaan met teams en groepen, maar dit was wel het grootste (en eigenlijk mooiste) event tot nu toe. 😊 Doe er je voordeel mee in jouw omgeving!
Comments