Inleiding
Dit is het een artikel waarin ik in ga op de manier waarop wij nieuwe Scrum Masters of Agile Coaches aannamen bij KPN iTV. Hoe we dit deden en iedere keer verbeterden wordt in dit artikel toegelicht.
Context
Bij KPN iTV zijn we in 2016 gestart met Scrum teams. We vroegen een aantal van de huidige medewerkers of ze de rol van Scrum Master of Product Owner op zich wilden nemen (niet echt zo veel echt wetende over die rol op dat moment). We huurden goede Agile Coaches van een Agile consultancy bedrijf Xebia in, om ons te helpen met de transformatie en om de Scrum Masters en Product Owners te coachen in hun nieuwe rol. In totaal hadden we 25 Scrum teams met 21 interne Scrum Masters en 18 Product Owners, lerende in hun nieuwe rol.
Onze eigen Agile coaches aannemen
In 2016 hadden we meerdere externe Agile Coaches. Ze waren zowel ervaren als deskundig. Het nadeel was alleen dat ze extern waren en ook nogal wat geld kosten. We besloten om ze stap voor stap te vervangen voor onze eigen Agile coaches om zo de de Agile kennis binnen onze eigen organisatie te borgen en minder geld uit te geven aan externe coaches .
Normaal gesproken plaatst je een vacature online, mensen solliciteren, je selecteert geschikte kandidaten, de kandidaten hebben twee interviews hebben (met twee/drie weken tussenin) en vervolgens, als manager, ben jij degene die bepaalt wie je aanneemt.
Ik dacht, dit is ouderwets en helemaal niet Agile. Wat kun je zien in twee interviews van een uur en wie ben ik om te beslissen wie aan te nemen. Als leider was ik ervan overtuigd, dat één van de belangrijkste dingen die je doet is de juiste mensen aantrekken voor je teams, dus hoe dit te ouderwetse wervingsproces te veranderen?
Waar hebben we bedacht?
Samen met de Agile coaches hebben we een speciaal programma opgezet om de nieuwe beste Agile coaches of Scrum Masters voor iTV te vinden. We maakten een opzet voor een 'selectie/het leren kennen van elkaar' dag.
Het basisidee is simpel. Je nodigt alle geselecteerde kandidaten uit op één dag . Ze ontmoeten elkaar, ze ontmoeten de beoordelaren (assessoren), ze doen verschillende rondes van gesprekken, workshops en een pitch. En gelijk aan het eind van de dag, horen ze of ze de baan aangeboden krijgen of niet. De scores die aan de kandidaten worden gegeven, worden door alle beoordelaars gegeven en de beslissing wie wordt genomen is een gezamenlijk besluit.
Het eerste experiment in oktober 2016 ging goed en gaf ons veel energie. Voor onze tweede selectie voor Scrum Masters, we gebruikten dezelfde opzet, alleen weer ietsje beter. In totaal hebben we vijf iteraties (lees 5 dagen) op het programma gemaakt.
Ervaringen met een selectiedag
Als ik terugkijk, denk ik dat we de goede oude Demming-cyclus hebben gebruikt om dit programma te verbeteren. Eerste Plan (voorbereiding), dan Doen (de dag), dan Controleren (retrospectief, wat kunnen we verbeteren) en dan Aanpassen (maak de volgende selectie dag nog beter).
Plan/voorbereidingsfase:
Een goede planning/voorbereiding is de helft van het werk, is een mooi gezegde in het Nederlands. In dit geval is het helemaal waar, is mijn ervaring.
· We ontdekten dat 6 kandidaten een goed aantal is voor een dergelijke dag.
· Als je 6 kandidaten hebt, zijn 12 beoordelaren het beste aantal. Een andere persoon is er extra nodig als gastheer van de dag.
· Wees nauwkeurig in de selectie van de beste 6 kandidaten (Controleer CV, brief en doe een eerste telefoontje. Check beschikbaarheid, salaris wensen, opzegtermijn vooraf!)
· Nodig alle 6 kandidaten voor één dag uit en vertel hen dat ze ook de andere kandidaten zullen ontmoeten.
· Nodig collega's uit met verschillende vaardigheden om de kandidaten te beoordelen (teamleden en Product Owner(s) / Scrum Masters van het team(s) die een vacature hebben, Agile Coach/Scrum Master collega's, Leadership Team member(s) en HR collega(s).)
· Regel hele goede faciliteiten en houd de dag op de plaats waar het werk wordt gedaan (vlakbij de werkvloeren). (regel vergaderzaaltjes, koffie, thee, lunch, drankjes, post-its etc. etc.)
· Zorg voor een duidelijk time-boxed programma, tijd gemanaged door de gastheer van de dag. Zorg ervoor dat alle beoordelaren de kandidaten ten minste één keer in actie zien.
· Zorg voor een duidelijk beoordelings-/feedbackformulier voor de beoordelaren, inclusief instructies voor het scoren en invullen van het formulier. Gebruik hetzelfde model dat je gebruikt voor de ontwikkeling van je huidige Agile coaches/Scrum Masters. Bij iTV hebben we drie pijlers in ons groeimodel: attitude en gedrag, vaardigheden en resultaten.
Do/de selectie dag zelf fase (1)
De selectiedagen hadden de volgende ingrediënten:
· Inleiding en check-in (van alle aanwezige personen die dag; kandidaten en assessoren)
· Agile Safari (toont de vloer, portfoliowanden en de geschiedenis van iTV Agile transformatie naar de kandidaten)
· 2 verschillende gesprekken / interviews (met een andere focus gesprek / per interview en verschillende beoordelaren)
· 2 verschillende workshops (zoals een 'coaching conversatie' Case; 'verklaar Scrum'; of 'specifieke team cases', wat zou je doen als....)
· 1 afsluitend gesprekje of pitch (zou je hier willen werken of niet?)
· Feedback gesprekken met alle kandidaten
· Uitchecken en drankjes (van alle aanwezige personen die dag; kandidaten en assessoren)
De ingrediënten die we in de selectie dagen gebruikten waren een beetje verschillend. We pasten het programma een beetje aan, afhankelijk van de rol waar je een vacature voor hebt.
Programma van een selectiedag
Controle/retrospectieve fase
Tijdens de selectiedag verzamelen we feedback, van de kandidaten en de assessoren. We verzamelen deze feedback op één A0-papier en aan het eind van de dag controleren wat de post-its betekenen.
De volgende week deed de kerngroep een anderhalf uur durende retro over deze dag. De uitkomst van deze sessie werd gedeeld met alle assessoren en gepost op onze interne coaches 'confluence pagina’, als input voor de volgende selectie dag.
Aanpas fase
De volgende keer dat we een selectie dag organiseerden, namen we het oude programma, verbeterden het met de ideeën van de retrospectives en gingen we weer naar de voorbereidingsfase. Elke keer hebben we weer verbeteringen gevonden en toegepast.
Mijn ervaringen en conclusies
Ik werd een fan van dit soort selecties voor nieuwe mensen. Mijn belangrijkste redenen:
· Je neemt kandidaten serieus en ontvangt en geeft waardevolle feedback
· Selectiedagen geven veel meer energie (voor de kandidaten en de assessoren)
· Het bespaart cyclustijd (één dag en de beslissing wordt genomen)
Enkele laatste woorden over onze ervaringen
In totaal hebben we 5 selecties dagen gehouden in 1,5 jaar. Elke keer verbeterden we de dag, beetje bij beetje. Als je interesse hebt in deze opzet, zou mijn advies zijn om gewoon te beginnen met het organiseren van een dergelijke dag en verbeter de dag stap voor stap. Doen is de beste manier van leren. Na elke iteratie wordt de dag beter en beter. Ik heb dit later zelf ook een keer gefaciliteerd binnen Eneco om externe Scrum Masters te selecteren en ook daar werkte het heel goed.
Ik heb ervaren dat het organiseren steeds minder tijd kost en nu door de Scrum Masters van iTV zelf wordt gedaan! De beste ervaring voor mij was, dat de kandidaten die werden gekozen, meestal niet mijn 'favoriete' kandidaten waren. Normaal gesproken heb je de neiging om personen in te huren die een beetje hetzelfde zijn als jij bent, maar dat was nu niet het geval. Met 12 beoordelaren zie je zoveel meer, de beslissing wie je moet inhuren is veel evenwichtiger en wordt veel meer ondersteund. ‘We huren deze nieuwe persoon samen in en wij gaan haar of hem helpen om hier succesvol te zijn’!
Dit was mijn verhaal over het aannemen/inhuren van nieuwe mensen. Als je opmerkingen/vragen hebt, neem dan gerust contact met me op of laat een reactie achter.
Note:
Bedankt voor het helpen met het opzetten en organiseren van deze dagen: Menno van Eekelen, Jordann Gross, Ziryan Salayi, Bianca Staargaard, Ivo de vrijer, Konrad Jansen en Urley Coffee.
Comments